はじめに

「そういえば、チームの他メンバーが何をしているのかあまり知らないな」

ふと、そのようなモヤモヤを感じた経験がある読者も多いのではないでしょうか？

私が所属するチームでも上記の解決策の1つとして、自分が実験台となり日報や分報の運用を試していました。ある日、何気ないきっかけからバラバラに運用していた日報と分報を「作業スレ」という形でまとめてみたら、結果的にチームにも広まり、あまりコストをかけずに相互に知り合うためのとっかかりをチーム内に作れるようになりました。

本記事では、性質が違う日報と分報をどうやってまとめたのか、どんな感じで運用しているのか？そして結果はどうだったのか？これらについて手短に紹介します。

読後、ご自身の現場でもちょっと試してみようかな？という気持ちになれば幸いです。

“日報”と”分報”

日報と分報、どちらも取り入れている、ないし耳にしたことがあることも少なくないと思います。分報の方はtimesやWorking Out Loudのような名前で呼ばれることもありますね。

私も取り入れてはいたものの、従来は性質が違うものとして自然と別々に扱っていました。

日報：日毎に結果や予定をまとめる“点の記録（定点）”を行うもの
分報：作業途中の思考や進捗が流れる“線の記録（連続）”を行うもの

まず私が何をやっているのかをメンバーに対してもっと見えるようにしていきたいと思って取り組んでいた際に、分報と日報をバラバラでなく一緒にしたらいいのでは？と始めてみたのが今回の取り組みのスタートでした。

作業スレのデモ

百聞は一見にしかず、現在はこんな風に実現しています。

www.youtube.com

※簡便のためWorkflowから起動できる形で運用しています。

demo image

まずその日の作業スレを投稿
最初に前営業日に実施したことを列挙して投稿
次に、これからやることを列挙して投稿
以降は分報として利用
その日の最後に翌営業日やることを列挙して投稿

※2, 3, 5は日報の要素、4は分報の要素。1だけは、日報と分報の両方の要素を持っているような構成になっています。また、前後のスレを辿れるようにスレ立て時に前回スレへのリンクも付与しています。

点と線の記録の共存による相互補完と効能

デモで見ていただいたとおり、分報と日報を統合した作業スレでは、点だけでは見えづらかった詳細も追うことができますし、線だけでは掴みづらかった概要だけの把握も行いやすくなりました。それぞれの情報の粒度が違い相互に補完し合える構成になっているので、読み手の方で解像度を調整しやすくなったと感じています。

また、それぞれのスレを前後にリンクさせたことで点と点をスムーズに辿れるようになり、ある程度の時系列でまとめたうえでのふりかえりやすさが向上しました。普段使っているツールから移動せず、スピーディーに辿れるようになった分、分析や次のアクションを考える方に時間を割けるようになりました。

これは、自分自身のふりかえりにおいても、メンバーとの1on1前のキャッチアップにおいても、より本質的なことに時間を当てられるようになったと感じています。

始めるには明日からでも

日報と分報を分けない書き方は明日からでもお試しいただけます。

私たちのチームでは、前後のスレへ相互にリンクを貼るのは手間だったことから、毎日の実行に手間をかけなくて済むように、SlackのWorkflowをトリガーとしてスレ立てができるようにしました。こうすることで、デモで示したように、少ない操作で前後にたどれる今日の作業スレを立てられるようにしています。

かいつまんだ仕組み紹介

Google Spread Sheetをデータベースとして、直前のスレ情報をユーザーごとに保持させておく
SlackのWorkflowとGoogle Spread Sheetを連携させる
連携したGoogle Spread Sheetを編集することをトリガーにして、スレ立てを行うGASを起動させる ※編集時ではなく変更時のトリガーにする必要あり
- 投稿時に直前のスレ情報と投稿した情報を使って前後のスレを相互にリンクさせる

運用上の考慮

分報については、そういうスタイルが好きなメンバーもいれば苦手なメンバーもいます。そのため、日報部分は必須にしつつ、分報部分の書く書かないは特に強制せず、自由に使ってもらっています。メンバーによっては毎日の作業スレのログを各種MCPと連携させて自身の作業分析したり、分析結果を元に別のツールへの連携も試みたりしているようで、まだまだ応用の幅も広げられそうに感じています。